agile prozesse

Agile Prozesse zur Optimierung des Prozessmanagements

Jedes Unternehmen ist bemüht, seine Prozesse möglichst reibungslos zu gestalten. Agile Prozesse sind weniger starr und lassen sich flexibel an Veränderungen anpassen. So werden Pläne regelmäßig mit den Umfeldbedingungen abgeglichen und angepasst.

Was ist das Besondere an agilen Prozessen?

Auf den ersten Blick scheinen agile Prozesse im Widerspruch zu einem prozessorientierten Ablauf zu stehen. Immerhin versucht das klassische Prozessmanagement alle Probleme sowie mögliche Fehler durch einen gut strukturierten und stabilen Prozess zu eliminieren.

Agile Prozesse hingegen bedeuten, dass diese offen sind und sich schnell und flexibel anpassen können. Im Gegensatz hierzu ist die klassische Projektorientierung besonders strukturiert und durchgeplant, dadurch aber auch starr.

Beide Arten der Planung, agile Prozesse nach einer agilen Transformation genauso wie klassische prozessorientierte Abläufe haben ihre Stärken und Schwächen und deshalb auch unterschiedliche Eignungen. Aufgrund dieser unterschiedlichen Potenziale werden sie daher auch in unterschiedlichen Fällen eingesetzt.

Agile Geschäftsprozesse – wann sind sie die bessere Option?

Unternehmen, die gerne alles vollständig durchplanen, geraten schnell an ihre Grenzen. Denn bei einem zu starren Prozessmanagement sind Probleme in bestimmten Geschäftsbereichen bereits vorprogrammiert. Hier können schon kleinste Veränderungen den kompletten Prozessablauf nachhaltig stören. Auf Veränderungen kann nicht schnell genug reagiert werden. Wenn hingegen Geschäftsprozesse in den dafür geeigneten Bereichen agil gestaltet werden, haben Sie eine viel höhere Wahrscheinlichkeit, diese Herausforderungen zu bewältigen.

Welche Probleme sind damit beispielsweise gemeint?

  • Änderungsbedarf für Prozesse aufgrund neuer Anforderungen der Kunden
  • geänderte Anforderungen an das Material oder neue Technologien
  • Bedarf an neuen Kompetenzen durch den Bedarf für neue Methoden
  • geänderte Ressourcenverfügbarkeit

65% der Firmen, die agil arbeiten, sind der Ansicht, dass die Prozesse erfolgreicher ablaufen. Agile Prozesse vereinfachen auch die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten, die gut in cross-funktionale Teams eingebunden werden können.

Agile Prozesse und Routineprozesse sind verschiedene Prozesstypen

Damit Unternehmen besser erkennen können, wann welche Art von Prozessen zielführend sind, ist es wichtig, diese beiden Prozesstypen im Unternehmen zu erkennen und einzuplanen:

  • Routineprozesse sind beispielsweise überall dort angebracht, wo besonders strenge Vorgaben eingehalten werden müssen und die Anforderungen an die korrekte Ausführung beispielsweise bei der Produktion, besonders hoch sind.
  • Agile Prozesse lassen sich überall dort, wo es viel Kundenfeedback oder interne neue Anregungen gibt, gut einsetzen. Das ist beispielsweise in der Produktentwicklung, dem agilen Vertrieb oder bei agiler Moderation der Fall.

Jedes Unternehmen sollte zunächst prüfen, in welchem Bereich ein Potenzial zur Einführung agiler Prozesse gegeben ist. Dies betrifft auch die Mitarbeiter-Qualifikation, die Bereitstellung zeitlicher Ressourcen und die Ermächtigung der Mitarbeiter. Wenn diese agilen Prozesse konkret in den identifizierten Bereichen eingeführt werden, dann heißt das auch, dass genügend Zeit und Ressourcen für deren Entwicklung gegeben werden.

Wichtig ist, agile Prozesse ergänzend einzusetzen.

Welche Herausforderung müssen Sie bei der Implementierung agiler Prozesse bewältigen?

  • Geben Sie einen hohen Freiheitsgrad und entsprechende Handlungsspielräume.
  • Es gibt in agilen Teams keine Führungsstrukturen im klassischen Sinn. Das Team arbeitet selbstorganisiert und mit hoher Eigenverantwortung. Das heißt Verantwortung ins Team abzugeben ist eine wichtige Aufgabe und oft auch Herausforderung für die Führung.

Wir von dr. wetzel + partner bieten Führungskräftetrainings an, um Ihre Führungsmannschaft auf die zukünftigen Herausforderungen der agilen Arbeitswelt vorzubereiten.

Welche Vorteile bringen agile Prozesse mit sich?

Agile Prozesse erfordern eine laufende Prüfung und Nachjustierung, um sofort auf Veränderungen reagieren zu können. Genau deshalb sind sie so wertvoll für Unternehmen und deren Erfolge. Denn sie lassen sich in kürzester Zeit auf neue Anforderungen einstellen und können sich an diese anpassen. Diese schnelle Reaktionsgeschwindigkeit macht sie für den Unternehmenserfolg unersetzlich. Dies gilt vor allem in den Bereichen, in denen die Prozesse besonders unberechenbar sind oder unerwartete Ereignisse zu bewältigen sind.

Mit agilen Prozessen profitieren Sie unter anderem durch:

  • kontinuierliche Verbesserung
  • Vorsprung vor dem Wettbewerb durch hohe Agilität.
  • höhere Kundenorientierung beispielsweise durch Design Thinking

Worauf sollten Sie bei der Einführung achten?

Agile Arbeitsweisen sollten insbesondere in den dafür prädestinierten Bereichen eingesetzt werden, in denen dies sinnvoll und zielführend ist.

Es ist besonders erstrebenswert, Routineprozesse und agile Prozesse im richtigen Verhältnis einzusetzen. Dadurch wirken sie besonders nachhaltig und erfolgreich. Im ausgewogenen Maß meistern Sie hierdurch Herausforderungen sehr erfolgreich. Fehler in den Prozessen werden durch agiles Vorgehen frühzeitig erkannt und eliminiert. Dadurch werden final Kosten gespart.

Haben Sie noch Fragen zu diesem Thema oder wünschen Sie eine Beratung?

Bei Fragen zu unserer Organisationsberatung oder weiteren agilen Themen wie agilerer agile Moderation stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung. Bitte treten Sie einfach über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

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